ERP對企業的幫助

文章來源:火鳳凰軟件
2019-08-29

企業管理者們要平衡控制與效率的關系,沒有效率的企業是無法持續生存的,按照馬克思的說法,其投入于產品與服務中的勞動時間超過了社會必要勞動時間,無法獲得應有的利潤;而失去控制的企業則更加可怕,只能用“盲人騎瞎馬,夜半臨深池”來形容,這時的效率只能用來評價其奔向死亡的速度。


    換句話說,在企業管理者的心目中,“效果”、“做正確的事”、“控制”三者是密不可分的。在諸如ERP系統等信息化投資前,企業管理者的猶豫不決,不會是因為不理解信息化提升效率的能力,多半是因為信息化帶來的感覺是“控制力減弱”!在實施ERP系統之前,我們靠規章制度和實踐經驗來管理,除了海量信息造成的數據準確性、及時性失控外,大部分的管理者認為自己的經營運作系統是可控的。在信息化所提倡的“流程再造”、“信息透明”“方法變革”等思路面前,似乎每件業務——從個人的操作方法到部門的職權界限、公司的整體流程都處于變化之中,是否還能保證原來的控制力都不敢說,更不要說提高控制力了。


    那么,ERP能夠幫助企業解決控制問題嗎?或者說,ERP能從哪些方面給企業的內部控制帶來幫助呢?我們試著分析一下。


    首先,我們要明確內部控制是什么,它包括什么內容。根據1996年美國注冊會計師協會發布的《審計準則公告第78號》(SAS No.78),內部控制的定義是“由一個企業的董事長、管理層和其他人員實現的過程,旨在為下列目標提供合理保證:(1)財務報告的可靠性;(2)經營的效果和效率;(3)符合適用的法律和法規”。在這個準則中,一個合理完整的內部控制包括五個部分,分別是控制環境(Control Environment)、風險評估(Risk Assessment)、控制活動(Control Activities)、信息與溝通(Information and Communication)、監控(Monitoring)。


    我們就上述內部控制的每個組成部分來分析ERP與內部控制的關系,看看ERP會給內部控制帶來哪些影響,ERP是如何帶來這些影響的。


    控制環境 指董事會與管理層對內部控制的態度、認知度和行動。包括如下幾個方面:


    員工誠實性和道德觀。這就是我們經常說的“企業文化”層面的內容,作為一個管理信息系統,ERP似乎與之沒有直接關系,因此,在某廠長說ERP是一種企業文化后,受到了不少的批評。其實,作為一套鉤稽關系嚴密、各職能之間緊密集成、信息共享的系統,是可以幫助管理層塑造“誠實”的文化的,對于違規的事情,從“不敢”到“不愿”的路很近,從“天知地知只有我知”到“放縱”同樣只有一步之遙。


    員工的勝任能力。由于在設計時,系統中固化了很多預測、執行的方法,ERP可以大大提高員工的勝任能力。例如在接受客戶訂單時估算成本與完工日期、月末當日結賬出具財務報表、按照生產計劃與庫存情況精確采購、在多品種小批量模式下合理安排生產任務,即便是經驗豐富、能力極強的員工,也無法勝任,有了ERP作為工具,計算快捷、又有模擬能力,卻又不算什么難事了。


    董事會或審計委員會。如董事會是否獨立于管理層,審計委員會、獨立董事是否能夠完成其監督職責。對于這點,ERP的確無能為力。


    管理哲學和經營方式。這一點與“員工誠實性和道德觀”相類似,只是一個是從員工的角度出發,一個是從管理團隊的角度出發。通常我們認為,ERP系統的建設過程,就是企業從粗放式經營向集約化經營的轉變過程。ERP系統的實施,標志著企業的管理哲學和經營方式向“精確”、“快速”、“量化”的轉變。


    組織結構。除非企業有極大的決心,否則在建設階段,ERP一般無法改變企業的組織結構,即便改變,也應該歸功于業務流程重組的效果。但是也很難想象,一個企業的信息傳遞方式、權責體系發生了變化,而組織結構一如既往不加以調整的。因此,在系統的運營過程中,ERP將首先解決組織結構中的信息傳遞問題,再解決業務流程的順暢與規范問題,最后,ERP將潛移默化地將企業的組織結構帶向合理化。

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